シェアードサービスに取り組む出発点は、
「自社業務の棚卸」
であることを前回お伝えさせていただきました。
つまり、
「現状の業務の見える化」
が最初に必要だということです。
経営の鉄則は、
「正しい現状把握無くして、
正しい経営判断はできない」
です。
ただ、
意外と簡単でないのが、
自社業務の棚卸というタスクです。
実際の業務自体は
社員を通じて実行されますので、
社員の頭の中から実施業務を抽出する作業が
必要になります。
とはいっても、多くの場合、
社員は無意識の中で業務遂行しています。
そのため、
社員の頭の中から業務内容を
抽出するという「棚卸作業」自体が、
かなり難しいものです。
おそらく
自分自身を振り返って、
見えるようにする作業は、
誰もが苦手にしている側面があるはずです。
仮に他人の力を借りたとしても、
容易ではないはずです。
私もこれまで
いろいろな会社の業務を見える化したり、
自分自身のノウハウの見える化に
チャレンジしてきました。
自分でも上手くいったと思えるケース、
もっと上手くできたのではないかと反省するケース、
様々な経験があります。
そして今私自身の過去の経験を通じて感じている
「失敗しない『見える化』作業のポイント」
は、以下の３点に集約されます。
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①各業務の見える化の作業は各担当者が実施した方がよい
②できる限り簡単なところからスタートする（完璧を求めない）
③業務の見える化作業を日常業務の中に組み込む
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見える化する形は、
業務フローだったり、
業務マニュアルだったり、
必要に応じて使い分けをすればよいと思います。
上記の①～③のポイントを意識して
取り組むのであれば、
形はそれほど重要でないように思います。
今回は、上記の①～③について
少しずつ補足をしてみたいと思います。
①各業務の見える化の作業は各担当者が実施した方がよい
最初のポイントは、
「各社員の主体性」
です。
社員に主体性がない取り組みは、
絶対に生きた取り組みとはなりません。
取り組みに無関心であることほど
つらいことはありません。
自分自身で取り組むからこそ、
関心を持ってもらえます。
また自分自身で悩みながら取り組むからこそ、
社会人としても成長し、
ひいては会社組織としても成長します。
私自身の過去を振り返って、
「もっと上手くサポートができたのではないか・・・」
と反省する事例は、
やはりこの①のポイントに尽きるような気がします。
自分自身への反省・戒めの意味も込めて、
「社員に主体性を持ってもらう（＝関心を持ってもらう）」
という点は、
一番強調したいポイントです。
※詳細は右記事を参照：「Vol.126 グループ社員の主体性」
②できる限り簡単なところからスタートする（完璧を求めない）
次のポイントは、
「実行されるかどうか」
という点です。
どんなに完璧な計画であっても、
実行されなければ、
全く無価値です。
経営者や役職上位者は、
どうしても自分の基準を、
部下にも求めたくなるものです。
但し、
会社にはいろいろな社員がいます。
どのような社員であっても
ついて来られるくらいのレベルで始めなければ、
会社全体としては上手く機能しません。
そう考えた場合に、
とくに最初は、
「簡単にできるステップ」
から始めることを強くお勧めします。
完璧主義者が多い経営者にとっては、
不完全燃焼な面もあるかと思いますし、
納得できない場面も多々起こると思いますが、
ここはあえてご自身の理想を下げてください。
最初の簡単なステップを通過できれば、
その後の道が開けます。
理想を上げていくのは、
その後からでも遅くはありません。
私自身も、
どうしても完璧な形を求めすぎる部分があり、
この②の結論に辿り着くには時間がかかりました。
それでも、最近は、
この②の重要性を実感しています。
経営者としては常に基準は
高く持っていただきたいのですが、
ここだけは、あえて、
基準を下げて我慢をしてみてください。
というよりは、
「目線を下げる」
という表現の方が適切かもしれません。
※詳細は右記事を参照：「Vol.127 完璧主義社長のための『3段跳び思考』」
③業務の見える化作業を日常業務の中に組み込む
最後のポイントは、
「継続性」
です。
企業の場合には、
「継続力＝企業競争力」
になってくると言っても過言ではありません。
それほど、
継続することは容易ではないということです。
そこで、
この「継続力」については、
あえて「社員各自の意志に頼らない」仕組みを
構築することが大切だと思っています。
つまり「組織習慣化」するということです。
そのためには、
「見える化作業＝特別な業務」
ではなく、
「見える化作業＝日常業務の中の一部」
という仕組みを作ることがポイントです。
※詳細は右記事を参照：「Vol.128 『仕組み＝個人の意志に頼らない』」
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以上、
３つのポイントはいかがでしたでしょうか？
ピンと来ない部分もあるかもしれませんので、
次回以降にもう少しだけ
①②③について触れさせていただきたいと思います。