グループ業務フロー作成の目的
前回の記事である
「（Q22）ホールディングス化で本当に「経営人材育成」はできるのか？」
の続きとして、今回は書かせていただきます。
テーマは、
「ホールディングカンパニーとして、
どのようにグループの業務フロー作成に取り組めば良いのか？」
という点についてです。
まず、ホールディングカンパニーが
グループ業務フローの作成に取り組む目的を
再度確認しておきたいと思います。
大きく2つあると思っています。
それは、
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①ホールディングカンパニーとして、
グループ全体を把握するため
②グループ全社員のために、
グループ全体を見える化してあげるため
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です。
ホールディングカンパニーが、
グループ全体の戦略を考えていくうえでは、
やはりグループ全体の業務を
把握できている必要があります。
また同時に、グループ全社が
同じベクトルで活動していくためには、
グループ内の各社員が、
「自分がグループ全体のなかで
どのような役割を担っているか」
を理解できるようにしてあげる必要があります。
ホールディングカンパニーの関わり方
それでは、
上記の①②の目的を達成すべく、
具体的にどのように
グループ業務フローを作成したら良いのか？
ここは結構悩みどころです。
たとえば１つの案として、
ホールディングカンパニー人材が
手を動かして作るという考え方もあります。
事業子会社である現場に
あまり負担をかけたくない思いがあると、
一層このような考え方になるかもしれません。
ただ、私の過去の経験上では、
現場から離れた立場の人が作成する業務フローは
ポイントがずれてしまったり、
現場の人からすると活用したいと思えないような
成果物が出来上がる可能性が高い、
という気がしています。
これでは、
せっかくの活動も空回りしてします。
そのため、
大変かもしれませんが、
業務フローを作成する目的を
きちんと現場社員に説明し、
現場の理解を得るプロセスを経たうえで、
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事業子会社の現場社員に業務フローを作ってもらう
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という方法がベストだと思っています。
そして、
ホールディングカンパニーとしての関わり方は、
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●事業子会社の現場社員への目的説明
●業務フロー作成の全体管理
●実際に現場が業務フロー作成をする際の「支援」
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に徹する、という形が理想的だと思います。
自分の業務の「見える化」は苦手なものです
ただ実際に現場において
業務フローを作成しようとしても
意外と作業が進まないものです。
現場社員が目的を理解し、
やるべきことはわかっていても、
いざ業務フローを作成しようと思うと、
上手くいかないことも多いということです。
その理由の１つとしては、
日常業務に追われて
業務フロー作成の時間が無い、
ということが挙げられます。
つまり、「環境」の問題です。
この点については、
会社として何らかの配慮と対応が
必要だとは思います。
ただ仮に作業時間といった
環境の問題が解決されたとしても、
業務フロー作成業務はなかなか
前に進んでいきません。
これは、不思議なことではなく、
多くの会社、社員においてよくあることです。
その理由は、
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自分の業務を「見える化」することを、
多くの人が得意としてない
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という事実があるからです。
やはり自分ことは
一番わかっているようでわからないものです。
無意識に考え、実行していることや
暗黙知のようなものが多いからです。
また、
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自分の業務をあえて「見える化」することに
モチベーションがわかない
—————————–
といったことも現実問題としてあります。
そのため、
ホールディングカンパニーとしては、
このあたりの現場社員の作業上の「障害」を
取り除いてあげる仕組みや環境を整備したり、
必要な支援をしてあげることが求められます。
現場で業務フロー作成するためのアイデア
整理しますと、
ホールディングカンパニーとしては、
・現場社員に業務フロー作成の目的を説明する
・業務フロー作成に関する現場社員の理解を得る
・そのうえで業務フロー作成は現場社員に依頼する
という役割を担う、ということです。
そのうえで、
・現場社員が業務フロー作成に苦労している場合には「支援」してあげる
・現場社員が業務フロー作成するための「モチベーション」が湧くような仕組みを整えてあげる
といったことが、
ホールディングカンパニーの役割になると思っています。
やり方は会社の風土や状況によって様々だと思いますが、
現場社員の業務フロー作成を効果的に進める方法として、
最近、私が考えている方法があります。
これはまだ
私自身も実践したことが無い方法なので、
あくまでアイデアレベルのものではありますが、
トライしてみる価値はあるのではないか、
と個人的には思っています。
それは、どのような方法かというと、
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現場社員が自分の業務のフローではなく、
1つ前の業務のフローを作成する
——————————
という方法です。
少し意図が分かりづらいと思いますので、
最後に簡単に補足して
今回の記事は終わりたいと思います。
前工程の業務フローを作成する理由
会社組織の仕事は、
基本的には分業されています。
そのため、
必ず各自の業務には、
「前工程」と「後工程」があるものです。
この「前工程」「後工程」をつないでいくと
「業務フロー」になっていくわけで、
生産性の高い組織では、
この「つながり」がスムーズである、
という特徴があります。
ただ、実際の実務現場では、
この「前工程」と「後工程」が
スムーズにつながっていないことが
多いのではないでしょうか？
これには、お互いの立場の違い
というものがあるとは思いますが、
おそらくお互いの業務をよく把握していない、
ということが１つの原因であると思います。
そして一般的には、
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自分の「前工程」は意識するが、
自分の「後工程」はあまり意識しない
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という傾向があると考えています。
なぜかというと、
各社員にとって「前工程」は
自身の工程に影響を及ぼしますが、
「後工程」がどうなっても、
あまり自身の工程には影響がないからです。
ただこれは、ある意味仕方がないことかもしれません。
そこで、この心理を逆に意識したうえで、
——————————
現場社員が自分の業務のフローではなく、
1つ前の業務のフローを作成する
——————————
というルールにするのです。
ロジックは以下のような感じです。
上手く表現しきれませんが、
意図は少しわかっていただけるのではないかと思います。
●自分の業務の見える化は難しい
⇒他人の業務を見える化するルールにすればよい。
●業務の見える化にモチベーションが湧かない
⇒自身に影響する「前工程」を見える化することで、
自身の業務との「つながり」が見える化され、
自身の業務効率を上げられる可能性がある。
●考えられる他の効果は？
⇒「前工程」の業務フローを作成する際に、
「前工程」の社員とコミュニケーションが活性化され、
工程間の「つながり」改善に寄与する。
また、「前工程」へのアドバイスも期待できる。
●「後工程」については？
⇒自身の業務は誰かの「前工程」でもあり、
一方で「後工程」でもある。
そのため、全社員が「前工程」とコミュニケーションを図り、
「前工程」の業務フローを作成・見える化することで、
結果的に、全工程の「つながり」が見える化される。
ちょっと文章では上手く
説明しきれていないかもしれませんが、
ニュアンスだけでも感じとっていただければ、
と思います。
今回の案は、あくまで１つのアイデアですが、
このような感じで、いろいろな工夫をしながら、
現場社員が自主的に業務フロー作成に
取り組んでもらえるような仕組みを作っていくことも、
ホールディングカンパニーの役割なのだと考えています。