業務フローの作成についてのポイントを
前回はお伝えさせていただきました。

前回は、
「売上に関わる活動」を例に、
お伝えさせていただきましたが、
それ以外の業務についても、
あわせて業務フロー作成が望まれます。

 

但し、私が推奨させていただいた
「会計数値を軸とする」
というスタンスですと、
見える化の必要性が高い業務フローは、
以下の活動に集約されると思います。

活動 会計数値
売上に関わる活動 売上高
仕入に関わる活動 仕入高
製造(原価)に関わる活動 製造原価
在庫に関わる活動 商品・製品・仕掛品

 

シェアードサービス化を目指すにおいても、
まずは、上記の基本業務活動の見える化は
避けて通れないでしょう。

当然、グループ経営という視点においては、
グループベースで上記業務フローを見える化する必要があります。

Vol.64(3)

各社員の業務を見える化して、
その各社員の業務をフロー化した後には、
「業務フローがきれいに流れているか?」
という視点で、
現状を見つめ直していただけれと思います。

 

また、
同時に意識していただきたい
ポイントがあります。

それは、
「投入コスト(インプット)」
「付加価値(アウトプット)」
です。

それぞれの活動について、
業務フロー化したうえで、
「誰が、何を、どれくらい実施しているか」
という「投入コスト」について
見える化をしてみてください。

さらに、
それぞれの活動によって、
どのような「付加価値」が増えたのか、
見える化してみてください。

存在意義のある業務であれば、
「投入コスト < 生み出された付加価値」
が成り立つはずです。

つまり、
「インプット < アウトプット」
のということです。

Vol.42(1)

当然、
業務フローを活用したからといって
すべての「投入コスト」や生み出される「付加価値」が
具体的に見える化できるほど単純ではありません。

ただ、各社員の業務を見える化もせず、
業務のフロー化も実施しない状態では、
あまりにも漠然としすぎていて、
「投入コスト < 生み出された付加価値」
のイメージが湧きづらいと言えるでしょう。

やはり、
「投入コスト < 生み出された付加価値」
について踏み込んで考えていくには、
何らかのベースが必要です。

そのベースになるのが、
各社員の業務の棚卸・見える化であり、
業務フローの見える化なのです。

 

ちなみに、
この投入コストですが、
最も大きな割合を占めるのは、
一般的には「人件費」になるはずです。

そして、この人件費は、
基本的には「社員の活動量」に比例します。

結局、
企業活動の良し悪しは、
社員をどれだけ上手く活用できるか
左右されるといってもよいでしょう。

最も生産性が低くなる
可能性があるのも「人」ですし、
逆に、最も生産性が高くなる
可能性があるのも「人」です。

Vol.67(3)

そのため、
見える化した各社員の業務と
業務フローをベースに、
「能力を生かした意味のある『活動』がされているか」
「前工程と後工程の『活動』は連動しているか」
「業務の目的に沿った『活動』をしているか」
といった点について、
じっくり考えてみていただきたいと思います。

業務フローのなかに、
実際の「社員名」を書き込んだり、
実際の「活動時間量」を書き込んだりしながら、
出来る限り「投入量の見える化」にチャレンジしてみてください。

一方で、
その「インプット(活動)」に対して、
どのような「アウトプット(付加価値)」が生まれているかも
業務フローのなかに書き込んでみるのも
良いと思います。

Vol.89(4)

限られたグループ経営資源
有効活用するのが経営者の大事な仕事です。

この作業プロセスこそが、
きっと自社業務を見つめ直す
良い機会になるはずです。