情報共有

私の事務所は、
小規模事務所ですが、
人数が増えるごとに情報共有が難しくなります。

一方で、時間をかけてでも、
この「情報共有」というテーマは、
解決しておきたいとこでもあります。

そこで、最近、
Stock
という情報共有サービスを使って
いろいろと試行錯誤しています。

 

Stockとは?

Stockというサービスですが、
昨年9月から利用開始されたサービスです。

私が当サイトを運営していたことが縁にもなり、
Stockサービス会社の社長とお会いしたのがきっかけで、
サービス開始当初から、
Stockの利用をさせていただいています。

サービス立ち上げ期ということもあり、
これから機能も充実していくものと思いますが、
実際に使ってみて思うのは、
予想以上に便利だということです。

 

サービスに対する思いを社長からお聞きすると、
「シンプルさはコンセプトとして大切にしていきたい」
という思いがあるとのこと。

 

いろいろな便利ツールがあふれている世の中で、
あらゆることができる機能も増えています。

ただ、
いろいろなことができて便利な反面、
いろいろな使い方が増え、
全体管理するのは難しくなるといった欠点もあると思います。

 

その点、
Stockというサービスは、
シンプルさを意識されているので、
情報共有という意味では、逆に、
効果があるような気がしています。

 

利用開始してから

私の事務所内でも昨年のStock利用開始時から、
いろいろと議論をしながら、
情報共有のあり方を見つめ直しています。

それぞれによって考え方や立場も違うので、
とても難しいところですが、
やはり最適な情報共有の仕組みを目指すことは重要なので、
常に試行錯誤中ではありますが、
頑張って取り組んでいます。

 

スタッフからは、
「どのような情報を共有すればよいかわかりづらい」
「この場合はどうなんですか?」
「もっと具体的に使い方を指示してほしい」
といった趣旨のコメントももらいながら、
私自身が情報共有の意味を考えているところです。

 

マネジメントする立場からすると、
「できるだけ多くの情報を全員で情報共有してほしい」
と思っても、
スタッフの立場からすると、
「あまり関係ない情報がたくさん共有されると逆に効率が悪い」
といった思いもあるようです。

確かに、立場によっても、
最適な情報共有のあり方も違うことも気づき、
あまり私の立場で押し付けるのはよくないな、
とも感じながら、
「最適な情報共有のあり方」
を模索している日々です。

 

こんなに小規模な組織なのに、
情報共有は難しいものですね。

 

私の事務所の「情報共有のあり方」

最終的に、情報共有について、
スタッフから質問を受けたときには、
こう答えるようになりました。

「その情報が他者に必要かどうかを考えて、
 必要だと思ったら共有してください」

 

私の事務所の場合、
いわゆる「会計事務所的な業務」と
グループ経営やIPO支援いった「コンサルティング業務」の
2本立てといった感じですが、
会計事務所的な業務の方はスタッフとシェアしながら実施していることもあり、
どうしても個人(担当)ごとに業務のやり方がバラバラになりがちです。

私の立場としては、
みんなで情報共有をしながら、
出来る限り「標準化」できるところは「標準化」したいのですが、
人数が1人でも増えると、
新しいやり方が増えていくものです。

 

そのような状況の中では、
どうしても、いろいろな情報が、
各担当者のなかで
「自分だけの情報」
になりがちです。

そして、
いったん「自分だけの情報」になると、
それを他者へ情報共有するというのが、
いろいろな理由で難しくなるように感じています。

 

このような「自分だけの情報」にならないようにするために、

——————————
その情報が他者に必要かどうかを考えて、
必要だと思ったら共有する
——————————

という文化にしていきたいな、
と感じている最近です。

 

そのためには、
各自が「情報の意味」を日々考える必要があります。

相手の立場に立った時に、
どのような情報共有のあり方がよいかに立ち返って、
考えることが重要だと改めて感じています。

 

多すぎてもだめですし、
少なすぎてもだめ。

複雑な仕組みだと伝わりづらく、
シンプルに伝える必要もあります。

情報共有の範囲も重要です。

 

適切なタイミングで、
適切な範囲の人に、
シンプルに伝える。

 

これは、
各自が日々意識していないと
なかなか、情報共有できる文化を育ていてくのは
難しいですね。

 

その点、Stockは、
ベースとしてシンプルを大切にされているサービスなので、
結構良い気がします。

 

Stockをきっかけに

このようツールをきっかけに、
情報共有のあり方を、
事務所内で見つめ直せていることに意義があるように感じています。

 

ある人にとっては普通のことも、
他の人にとっては普通なことでなかったりします。

それぞれの過去の経験や働き方に
左右される部分も多いですし。

 

ただ結局、便利なITツールをきっかけに、
アナログなコミュニケーションの大切さの方も重要だと
改めて感じている最近です。

 

ということで、
今回は最近の「雑感」として、
情報共有への取組について書いてみました。

 

情報共有に困っている経営者の方は、
是非「Stock」を試されてはいかがでしょうか?

良い機会になると思います!

 

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Stockを使いながら、
情報共有のあり方を考える
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